«Pero, ¿qué es Trello?»
«Me suena, pero no tengo ni idea de lo que es»
» Lo empecé a usar pero luego no sabía cómo sacarle partido y lo dejé. «
«Creo que hace tiempo que me hice una cuenta pero ni me acuerdo para qué….»
«Tras uno de tus cursos nos hicimos un tablero de equipo pero no todos lo usábamos y al final ha sido un caos»…
Son frases bastante habituales que me dicen cuando digo que doy formaciones de Trello y que ayudo a implantar esta herramienta en tu vida diaria para aportar mi granito de arena a tu organización y a que aumente tu paz mental.
Te voy a hacer un resumen de qué es y para qué lo puedes usar.
¿Qué es Trello?
Siempre lo comparo con un tablero de corcho, donde pones post its.
Esos post its pueden ser por ejemplo tareas pendientes.
Pero esto es un caos, se trata de tener esos post it ordenados y clasificados.
Esas tareas las puedes resolver:
– en un solo paso, con lo cual, una vez hecha la tarea, coges el post it y lo tiras
– en varios pasos. Si es así pasará por varios procesos (por ejemplo Pendiente de hacer, Esperar a que responda….) Entonces ese post it lo irás rellenando con todos los pasos hechos o pendientes, hasta que esté finalizado.
Y si en el corcho haces una lista por ejemplo de «Pendientes» y otra de «Esperando a que responda», podrás poner el posit en el estado en el que se encuentre. Y así tener claro siempre el estado de tus tareas
Pues ese corcho (tablero) con esas listas y esos post its (tarjetas) es lo que haces en Trello. La ventaja de Trello es que esos corchos (tableros) los puedes tener en cualquier sitio, porque lo puedes tener en el móvil o en cualquier ordenador accediendo con tu cuenta de Trello. Además, lo puedes compartir con tu equipo tanto si trabajan a tu lado como en Singapour.
¿Para qué puedo usar Trello?
Siempre digo que Trello es infinito. Hay plantillas ya hechas, pero a mi me gusta hacer los tableros desde 0, para adaptarlos a cualquier situación, tanto personal como laboral. Y a cualquier equipo, sea del sector que sea.
Por ejemplo, para un equipo de trabajo, es siempre muy importante definir antes las áreas o departamentos, los flujos de trabajo, los miembros de cada departamento… Todo esto ayuda también a hacer una reflexión y revisión de los procesos, que nunca viene mal.
Ejemplos de tableros
A nivel personal:
- Tablero de gestión de tareas personales, yo recomiendo usar GTD como método de organización
- Tablero de recopilación de recetas, por tipo (por ejemplo postres, Navidad, comidas, cenas….)
- Tablero de programación de un viaje (con ideas, programación por días, documentos necesarios…)
- Tablero de proyectos personales (Escribir un libro…, preparar una conferencia,…)
…
A nivel laboral:
- Tablero de gestión de tareas en tu trabajo, recomiendo también el uso de GTD
- Tablero de un departamento comercial, para control de estados de posibles clientes
- Tablero de incidencias, tras una venta de producto por ejemplo
- Tablero de recopilación de utilidades (credenciales, folletos, direcciones o contactos útiles, instrucciones de programas de uso conjunto…)
…
Estos tableros pueden ser útiles tanto si trabajas solo como si trabajas con un equipo. La ventaja de los tableros de equipo, es que todos están informados a tiempo real de la situación de cada tarea.
5 cosas que Trello soluciona en un equipo
- Facilita la comunicación interna del equipo.
- Evita reuniones innecesarias para «contar» cosas, ya que la información se pondrá en el tablero.
- Información continua de estados de tareas para tener todo bajo control a golpe de vista.
- Evita retrasos o demoras en un proceso, ya que tienes más control a simple vista
- Poder dar información al cliente de forma inmediata, sea cual sea el miembro del equipo que coja el teléfono o atienda un mail.
Contacta conmigo si quieres:
- tener un equipo organizado y eficaz
- dormir mejor porque tienes tus tareas bajo control
- aprender a tener hábitos de organización, y a gestionar mejor tu organización personal y laboral
- ofrecer formación de Trello en tu asociación, centro de estudios, empresa, Ayuntamiento…