Tanto si facturas a final como a principio de mes, llega el día de la facturación. No sé por qué, pero a lo largo de mi trayectoria profesional, siempre ha sido algo que he percibido que no gusta hacer.
Sin embargo, realmente es la única forma de que tu trabajo mensual o puntual sea recompensado.
La pereza y la desorganización tienen mucho que ver en este poco apego al día de la facturación. Es como que siempre hay algo más importante que hacer que las facturas.
Ocurre lo mismo con la realización de presupuestos. Pero hay que tener en cuenta que un presupuesto, es en muchos casos es el 50% del trabajo que vas a adelantar a la hora de facturar.
Te voy a dar una idea. Voy a dividir el proceso de la facturación en cinco pasos, y verás que teniendo todos estos hechos, el día de la facturación se reducirá a darle a “enviar”.
PASO 1.¿Tienes tus precios y conceptos de servicios y productos claros?
PASO 3. CRM para datos de cliente
PASO 4. Mecanización y envío de la factura o del presupuesto.
PASO 1.¿Tienes tus precios y conceptos de servicios y productos claros?
Esta cuestión es algo que es muy común a la hora de retrasar una factura o la elaboración de un presupuesto.
Si no tienes claros tus precios, la tarea de la facturación y sobre todo de hacer un presupuesto, se va a retrasar.
Así que si no tienes una tarifa tuya propia, hazla, aunque no tengas los precios estipulados claramente en tu web porque, por ejemplo, sería muy largo en el caso de la realización de servicios o de obras. Conceptos y precios claros son fundamentales para facilitar la tarea de la facturación. Incluso si hay servicios que son muy parecidos pero varían sólo en algún aspecto, por ejemplo por horas, añádelo a tu lista.
En Excel te caben todos los conceptos que quieras, y los tendrás fácilmente localizables. No hace falta que sea un documento muy bonito, sólo que sea claro.
Y si lo tienes todo recogido en un mismo archivo, lo podrás trasladar sin problemas a un Word, a un programa de contabilidad, o a donde quieras. Sólo será copiar y pegar.
PASO 2.Datos del cliente
A la hora de emitir un presupuesto, muchas veces no pedimos los datos completos, porque simplemente se va a pasar un precio previo. Pero si ese presupuesto, llega a convertirse en un servicio o en una compra, se tendrá que emitir una factura, y si no has pedido los datos previamente, en el momento de hacer la factura, tendrás un parón, porque no tendrás los datos fiscales.
Si en tu caso, consideras que no es bueno pedir unos datos fiscales para la elaboración de un presupuesto, no lo hagas, pero si ese presupuesto es aceptado, pídelos. Como clientes, todos entendemos que nuestros datos fiscales son importantes a la hora de emitir una factura, y no tiene que molestar a nadie. Así que hazlo cuanto antes, para que ese detalle no sea lo que retrase la emisión de la factura.
PASO 3. CRM o programa de gestión para datos de cliente
Almacena los datos del cliente en una forma de archivo, que te permita tenerlos recogidos y que sea de fácil acceso.
Una servilleta en la que has escrito un nombre después de tratar con tu cliente en una cafetería no es la mejor opción, pero si de momento lo tienes así, antes de que lo tengas por encima de una mesa, o en el bolsillo de la chaqueta, archívalo. Hazle dos agujeros y archívalo.
Ten un archivador en el que recojas por ejemplo “datos de clientes”, sea en el formato que sea, un papel, una servilleta, un folleto…O si le haces una foto, mándala a tu correo, guárdala en una carpeta de Drive, envíala en un mensaje de Whatsapp a tu secretaria… Se trata de tenerlo recogido todo en un mismo sitio, y que sepas que esa servilleta con los datos de ese posible cliente, sólo puede estar ahí.
Pero claro, esos datos de esa servilleta habrás de introducirlos posteriormente en un programa adecuado, y tira la servilleta, no acumules.
El programa puede ser directamente tu programa de contabilidad, como posible cliente, desde el que lanzarás el presupuesto y la factura posterior. O bien, un programa de gestión de clientes, o de procesos. Un CRM en el que puedas introducir incluso el seguimiento de ese cliente, y todas las anotaciones necesarias para que no tengas que pensar quién era, de dónde venía, cómo llegó a mi…
Sacar todo de tu mente es fundamental para que no pierdas tiempo en recordar.
PASO 4. Mecanización y envío de la factura o del presupuesto.
Si los puntos anteriores los tienes claros, sólo queda mecanizar y enviar la factura. Hasta eso muchas veces da pereza.
La mecanización se tratará simplemente de copiar y pegar desde tu lista de conceptos si los tienes en un excel, o de seleccionarlos si usas un programa de gestión.
En cuando al envío, si los conceptos son siempre los mismos, no te tendrías que preocupar de ello, puesto que, según qué herramienta uses, tendrá la opción de programarlo.
Pero si no es así, si los conceptos pueden variar, o simplemente no quieres tenerlo todo tan automatizado, ponte un día para el envío de las facturas, y si tienes todo listo, sólo tendrás que darle a enviar.
También puedes usar por ejemplo Boomerang para Gmail, del que ya te hablé en otro post, y así poder decir cuándo quieres que se envíe, en el caso de que la tengas hecha un día o varios días antes del día previsto del envío. Además, con Boomerang podrás pedir que te mande un recordatorio si el correo no se ha abierto en, por ejemplo, 7 días después del envío.
En el caso de los presupuestos, ocurre igual, puedes programar el envío y hacer el seguimiento de forma automatizada.
PASO 5. Seguimiento del envío
El número de días en el que dejar que la otra persona reaccione ante el presupuesto o la factura enviada es un poco relativo.
Depende del caso, la situación y el tipo de trabajo o producto que se ofrece.
Pero lo que sí soy partidaria de hacer en el mismo día o en el día posterior, es de confirmar la recepción del presupuesto o factura, en el caso de que no hayamos recibido confirmación de recepción a nuestro mail o por cualquier otro medio.
Este dato es importante para nuestras anotaciones, ya que así no tendremos que preguntarnos cada vez que veamos ese presupuesto o factura, si sabemos si le llegó o no.
Muchas veces, ese correo puede pasar desapercibido entre los muchos otros correos que se reciben al día, y se puede dar por recibido y visto, cuando no ha sido así.
Como cliente, si recibo un presupuesto o una factura, me gusta contestar por lo menos un “Recibido”. Así la otra persona tendrá claro que ya lo tengo y lo podrá quitar de su mente. Como digo siempre, se trata de ser amable, no cuesta nada.
El seguimiento posterior de la aceptación del presupuesto o de la factura, depende de cada caso, y sería tratar individualmente qué es lo que funciona mejor.
Con estos 5 pasos para la emisión de una factura, todo te resultará más fácil, aunque tienes que ser consciente de que requiere un trabajo previo muy importante que sólo puedes hacer tú y es el paso 1.
El resto de pasos, los puede hacer una persona externa, ya que son delegables, aunque si todo lo tienes claro, verás como no te cuesta tanto.
En cuanto a las herramientas para gestionar datos de clientes, procesos y gestión documental de las que hablo en el PASO 3, bajo mi experiencia sólo puedo recomendar aquello que he utilizado y que me parece útil. En mi caso me ha funcionado y me sigue funcionando muy bien Avanbox, Trello, Zoho o Dollibar.
Pero no todos los programas sirven para todos y para todo.
Cada uno de ellos lo recomendaría para según qué casos, o una combinación de varios.
Si quieres que te de mi opinión según tu caso, o sobre alguna de estas herramientas en particular, estaré encantada de ayudarte. Ponte en contacto conmigo a través del mail info@organizateconmigo.com, o Whatsapp y te daré mi opinión. Y si quieres aportar otro programa o herramienta que puede facilitar estas tareas, cuéntalo que seguro que aportarás valor a todos.