«Estimado cliente, le recordamos que nos haga llegar sus facturas del tercer trimestre antes del próximo 7 de octubre…»
¿Te ha llegado algo así? Las medianas y grandes empresas tienen esto controlado (…o deberían), porque normalmente tienen una o varias personas ocupándose de esto. Pero para ti y para mi que somos APIAT ( autónomos y profesionales independientes auto todo), la cosa cambia. La mala noticia es que somos los encargados de tener que recopilar estas facturas de gastos, la buena es que no hay por qué ir corriendo el último día buscando facturas por los rincones, y volviendo loca a nuestra asesoría. La solución está en organizarse.
Mis tips básicos de organización en la facturación son:
- Utiliza almacenamiento en la nube, en mi caso es Drive de Google. Me resulta muy cómodo para almacenar directamente todas las facturas que llegan al correo. Comparto una carpeta de facturación con mi asesoría para tener todo al dia. Así que a día de hoy, ya tienen todo.
- Utiliza bandejas de entrada para las facturas físicas. Una bandeja o cajón o caja donde pongas las facturas físicas que no llegan por mail. Por ejemplo facturas de gasolina, recibos de parking, y todo aquello que puede acabar en un bolsillo, en el lateral del coche, en tu bolso o no se sabe dónde. Tanto si las escaneas para meterlas en tu carpeta de almacenamiento en la nube como si las tienes que entregar físicamente, las tendrás localizadas.
- Escanea y almacena ya. En caso de utilizar la carpeta compartida en la nube con tu asesoría, no te esperes al último día para escanear todas las facturas y recibos físicos que estás guardando en tu bandeja de entrada. Hazlo al día, o de forma semanal. Puedes utilizar el propio escaner de Drive, aunque yo recomiendo otras más específicos. Hasta ahora yo he estado utilizando CamScanner (AVISO: en agosto 2019 saltó una noticia de que esta aplilcación filtraba «malware» en los móviles, y que Google la retiraba de su tienda como medida preventiva. Sin embargo sí aparece en la tienda, así que no sé la certeza de esta noticia. Si pones «camscanner» en el buscador de Google te saldrán todas las noticias relacionadas, así como aplicaciones alternativas)
- Utiliza archivadores. Tanto si utilizas la nube como si no, utiliza archivadores, a poder ser bonitos, limpios, que te den sensación de orden. El orden llama al orden, y el desorden…a quién llama?😉 Las facturas y recibos que escanees, guárdalos en ese momento, o si no puedes, haz una pequeña señal para que cuando lo pongas en la bandeja de entrada sepas que ya está escaneado y sólo tienes que guardarlo.
Todo esto requiere cierta disciplina, pero cuando lo hagas a menudo y veas que produce bienestar y tranquilidad, lo harás de forma automática. En cuanto a las facturas de ingresos, también te doy 5 pasos que te facilitan el día de la facturación
¡Ánimo, todavía estás a tiempo!