Desde pequeños estudiamos las partes de la comunicación como emisor, receptor, canal y mensaje.

El proceso parece fácil y bastante obvio, y es tan sencillo como hablar y escuchar. 

Pero cuando se habla de comunicación en el ámbito laboral y dentro de un equipo, esa comunicación no sirve de nada si no es eficaz.

¿Qué es para mi una comunicación eficaz?

Que tengamos la seguridad de que el mensaje llega al receptor y que el mensaje se entienda.

Imagen de rawpixel en Pixabay

En un equipo, debe existir la confianza de que el mensaje que se emite, si no es un mensaje de conversación directa, llegue al receptor, sin tener que estar pendiente ello. Y saber que el receptor actuará en consecuencia.

Aquí entra también en juego el concepto de identificación de tareas entre los miembros del equipo, de forma que el mensaje llegue a la persona adecuada

¿Cómo lograr que la comunicación sea eficaz según mi experiencia?

Lo más importante es el canal que se utilice, o canales, aunque no es conveniente que se utilicen muchos para no duplicar trabajo y perder tiempo.

Por ejemplo, si necesitas contarle a Juan que ha llamado Pedro para que le pase un presupuesto, es importante tener claro qué canal de comunicación entre vosotros es más eficaz. Por ejemplo vía Whatsapp, o correo electrónico. Pero el mandar un Whatsapp y por si acaso, mandar un correo hace que pierdas tiempo, que te cree inseguridad, y que Juan no tenga muy claro a qué canal debe estar atento para tus notificaciones. Aunque si tenéis claros que ambas opciones son correctas, perfecto, pero sólo dos.

¿Qué canales considero que son los más eficaces?

Los canales que bajo mi experiencia considero más eficaces son los siguientes (no están ordenados por efectividad, todo depende de su uso). 

  • Teléfono, es el más obvio, pero puede ser muy peligroso. Hay que tener en cuenta que las llamadas durante el horario laboral han de ser cortas y precisas para que sean efectivas. Una llamada aclaratoria de teléfono a veces es necesaria para evitar posible malentendidos en mensajes. 
  • Mensajerías, sin duda la más usada es Whatsapp, aunque Telegram o Slack también son muy usadas, pero a mucha distancia. Las mensajerías son perfectas para mensajes directos, pero sin embargo, para mensajes de grupo no la veo muy fiable, se pueden perder muchas informaciones. Es rápida, fácil de compartir imágenes, direcciones de correo, direcciones de Google Maps o cualquier otro enlace

  • Correo electrónico, considero que es mucho más apto que Whatsapp para explicaciones más largas, informes, enviar archivos, y también para imágenes. Es más utilizado entre empresas, aunque el Whatsapp cada vez está ganando más terreno. Pero la profesionalidad del correo electrónico es indiscutible.
  • Programas de CRM, dentro de la empresa es importante una base de datos con clientes, y que se puedan anotar notificaciones para futuros seguimientos de ese cliente. Si varias personas pueden aportar información al respecto, es importante que se use por todas para que no se pierda ninguna información, y sea fácil localizar el historial de situaciones o comentarios sobre un cliente.  Zoho o Avanbox podría ser un ejemplo perfecto.
  • Trello, es la herramienta que incluye un poco todo lo anterior. Perfecta para un seguimiento de tareas y de procesos de equipos. Opción de adjuntar archivos, enlazar correos electrónicos, mensajes y notificaciones dirigidas a personas concretas del equipo, creación de tableros para personas determinadas dentro de un equipo. Calendario asociado de tareas. Me gusta Trello. Lo complicado a veces es la visualización esquemática del equipo y de los procesos para sacarle todo el partido posible, pero cuando lo consigues se provoca un funcionamiento de la aplicación super dinámico que ayuda enormemente en la organización de tu equipo o en la tuya propia.  

Y tú, ¿crees que tienes una comunicación eficaz en tu equipo?